Как се попълва пътна книжка?

Съдържание
1. Какво трябва да съдържа всяка пътна книжка?
2. Как да предотвратим неточно попълване?

Пътната книжка е важен документ, който служи за проследяване и контрол на придвижването със служебен автомобил. Коректното ѝ попълване защитава както водача, така и работодателя, като гарантира яснота и история на придвижването при всяко пътуване. Особено важна е при управление на пътно-строителни машини, разходи за такси по служебни задачи или при използване на лек автомобил с фирмена регистрация.

Какво трябва да съдържа всяка пътна книжка?

Всяка информация в този документ е от значение – дори една неточност може да създаде проблем при проверка или при отчет на разходите. Ето какво задължително се включва при попълване:

• Дата и час на тръгване – конкретно, без закръгляне. Записът трябва да съответства на момента на потегляне и да е коректен. Неточни данни може да компрометират валидността на пътната книжка.
• Име на водача и регистрационен номер на превозното средство. Така се гарантира проследимост и отговорност при всяко пътуване. Важно е данните да съвпадат с останалата документация.
• Изходен и краен адрес, включително маршрута при няколко спирки. Описанието трябва да бъде ясно и пълно, особено при комплексни маршрути. Това подпомага доказване на пробега и извършената дейност.
• Цел на пътуването – доставка, оглед, сервиз или бизнес среща. Всяко пътуване следва да има ясно обоснована цел. Това улеснява отчетността и избягва съмнения по време на проверки.
• Километраж при тръгване и пристигане – за изчисляване на пробега. Тези стойности трябва да са точни и без корекции. Те са основа за изчисляване на реалния разход и амортизацията.
• Разход на гориво – записан според реалната консумация. Стойността се попълва след зареждане или въз основа на отчет от бордовата система. Данните следва да отразяват действителните условия по време на движение.
• Подпис на водача и контролно лице – за валидност на документа.

Без тях пътната книжка не се признава при проверка от институциите. Подписите удостоверяват, че написаното е вярно и прието от двете страни.
Всеки ред в пътната книжка е от значение и трябва да отговаря на утвърдения образец, който се прилага чрез предварително подготвен формуляр.

Как да предотвратим неточно попълване?

Коректното попълване на пътната книжка доказва икономическа дисциплина и професионализъм. За да избегнете неточна информация, винаги използвайте актуален образец и следвайте ясно разписаните инструкции.

Проверявайте всеки запис веднага след приключване на пътуването, докато информацията е максимално актуална. Попълвайте с химикалка и печатни букви, за да осигурите четливост и точност. При съмнение се консултирайте с отговорното лице преди подпис.